5 Tips om de Papierwinkel te Minimaliseren

Ondanks dat je misschien al volledig bent gedigitaliseerd, blijf je waarschijnlijk toch nog vaak zitten met die papierwinkel. Welke papieren heb jij allemaal in je papierwinkel zitten?

Hier een paar voorbeelden:

  • verwijzing/machtiging
  • behandelovereenkomst
  • praktijkreglement
  • privacystatement (AVG)
  • toestemmingsverklaringen per gesprek met derden (AVG)
  • afsprakenkaart
  • onderzoeken
  • verslagen die zelf geschreven zijn
  • verslagen die ontvangen zijn

 

Papieren dossier = papierwinkel

Zo wordt je papieren dossier letterlijk een papierwinkel. Oftewel je dossier groeit en groeit. Soms bij hele lange trajecten groeit je dossier zo de pan uit, dat er praktisch een eigen ordner nodig is voor 1 zo’n langlopend dossier. Is dat herkenbaar?

Naast dat je moet onthouden om deze papieren allemaal mee te geven, en dan ook nog getekend terug te krijgen… jaja, moet je ze dus ook nog bewaren.

En dan is de hamvraag… hoelang moet je deze papierwinkel bewaren na afsluiting van het dossier?

Bewaarplicht

Dit is wat er volgens de wet verplicht is:

En dit over minderjarigen:

Dit over voorzichtigheid en opbergen:

Dit over de elektronische dossiers:

Tip: Dus bekijk ook goed of jouw EPD NEN 7510 is.

Bronvermelding: NVLF Het patiëntendossier februari 2016

Dit is AVG zegt:

Bronvermelding: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens

Hier wat aanvullende informatie over het recht tot vernietiging van het dossier. Wat ook natuurlijk van belang is, als we kijken naar het bewaartermijn:

Bronvermelding: NVLF logopedisch patientendossier patientenrechten februari 2016

Hoe bewaar je de papierwinkel het handigst?

 

5 Tips om de Papierwinkel te Minimaliseren

 

Tip 1.

Scan de bovengenoemde documenten allemaal in, en bewaar deze digitaal. Oftewel digitaliseer je papieren dossier

Tip 2.

Digitaliseer deze gaande weg al, dus bijvoorbeeld wanneer de cliënt nog in behandeling is. Niet pas na afloop, dat gaat je veel tijd schelen. En verzamel het vooral niet tot einde behandeltraject, dan moet je helemaal veel inscannen.

Tip 3.

Bewaar deze digitaal in een omgeving die beveiligd is en die levenslang toegankelijk is, bijvoorbeeld dropbox, googledrive, icloud of een andere digitale opslagplaats.

Tip 4.

Bewaar dossiers alleen in je EPD als deze ook geëxporteerd kunnen worden op het moment dat je ofwel overstapt, ofwel stopt/verkoopt en de andere logopedist heeft een ander EPD op het oog. Bijvoorbeeld Intramed geeft wel de mogelijkheid documenten in het dossier te “hangen”, maar deze worden niet mee geëxporteerd. Even navragen dus.

Tip 5.

Bewaar alleen de machtigingen/verwijzingen en de behandelovereenkomsten op papier! Deze NOOIT versnipperen! Het is wettelijk verplicht de originelen te bewaren.

Scheelt dat?

Volgens mij als je dus grotendeels deze papierwinkel digitaliseert, dan scheelt het een heel hoop kastruimte om de afgesloten dossiers te bewaren.

Wat handig is voor jezelf, als solist of als praktijkhouder, is het volgende: noteer hoe je deze zaken (bewaartermijn, plaats van bewaring enzovoorts) hebt geregeld in je handboek, dan is het vastgelegd en dat maakt het makkelijker voor nieuwe collega’s of waarnemers om mee te draaien in je praktijk. Klik hier als je het auditproof & AVG-proof handboek wilt aanschaffen.

 

Bewustwordingsvragen

Hoe bewaar jij nu jouw gegevens/ dossiers?

Waar staat je dossierkast met afgesloten dossiers? Wel ook achter 2 sloten?

Heb jij nog verdere vragen hierover?

Stel ze gerust in de commentbox hieronder. Ik ben ook benieuwd naar jouw antwoorden op deze vragen. Als dank ontvang je de nieuwe excel sheet om je workflow van je dossiers bij te houden met de criteria van 2019.

De papierwinkel organiseren en bewaren? Zo gezegd, zo gedaan

 

P.s. heb je nog prangende vragen die je graag in de volgende blog beantwoord ziet, ook deze kan je gerust onder deze blog noteren. Alvast bedankt voor je input!

22 antwoorden
  1. Frans Nije
    Frans Nije zegt:

    Beste Nina,,
    Dankjewel voor het overzicht van aandachtspunten. Handige checklist.

    Ik heb een vraag over de bewaartermijn van 15 jaar. Is ook bekend waarom het 15 jaar is? Het standpunt van de AVG is logischer.
    En wat moet of mag je doen als een ouxer expliciet vraagt alle gegevens te vernietigen? Wat mag/moet je dan doen?

    Alvast bedankt voor je reactie.

    Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Wat een goeie vragen.
      Dat van het vernietigingsrecht zal ik toevoegen aan de blog, heb daar ook de artikelen van opgezocht.

      De 15 jaar bewaartermijn komt uit het wetboek: WGBO (artikel 7:454 lid 3
      Burgerlijk Wetboek): de hulpverlener bewaart de bescheiden gedurende vijftien jaren, te rekenen
      vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een
      goed hulpverlener voortvloeit.

      En het AVG is ter vervanging van de WPB en niet WGBO ook al zitten er wat tegenstrijdigheden in.
      Dus het is nu afwachten hoe het AVG zich ontwikkeld, omdat dit nog een proces is en nog niet af.

      Kan je hier mee vooruit?

      Mocht je het bedankje voor je reactie willen ontvangen, dan is het nog even van belang dat je je inschrijft in de LogoFlow op de website, want het systeem herkent jouw emailadres niet en volgens AVG mag ik je dan niets toesturen.

      Beantwoorden
  2. Jolanda van Eikeren
    Jolanda van Eikeren zegt:

    Hoi Nina,

    In grote lijnen doe ik wat je hierboven beschrijft.
    Ik heb de afgesloten dossiers opgeslagen in een box van Shurgard: Dubbele beveiliging: Om het gebouw te betreden heb je een persoonlijke toegangscode nodig en de box heeft een persoonlijke sleutel. Verder staat het droog en verzekerd. Een dergelijke box is niet heel duur (er zijn vaak aanbiedingen die de gehele huurperiode gelden) en natuurlijk op te voeren als bedrijfskosten.

    Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Hanneke,

      Ja het is goed om even te weten, ik ben er ook alleen maar achter gekomen dat dat onder andere niet mee ging in je backup/export omdat er mensen van intramed naar mijn EPD gingen overstappen.

      Dus beter inderdaad nu nog aanpassen en ergens anders opslaan.

      Succes Niña

      Beantwoorden
  3. Hanneke
    Hanneke zegt:

    De verwijzing bewaar ik ook altijd, maar ik wist niet dat de behandelovereenkomst ook bewaard moest worden, deze geef ik altijd mee terug als ik hem zelf heb ingescand??!!

    Beantwoorden
  4. Maria Boere-Plat
    Maria Boere-Plat zegt:

    Fijn om via jouw overzichtelijk en kort document te checken of ik (of de praktijkhoudster) goed bezig is.
    Ik krijg wel de neiging om alle cliënten te adviseren om te vragen of al hun dossiers vernietigd mogen worden; dat scheelt een hoop opruimgedoe. Toch?

    Beantwoorden
  5. Marlous van Es
    Marlous van Es zegt:

    Beste Nina,

    Wat fijn af en toe een update, die van behandelcontract bewaren wist ik ook niet en gaf ik na inscannen ook mee aan p., mooi nieuw voornemen al is het wel weer meer belasting voor het milieu en onnodige kosten. Hoe zit het eigenlijk als je behandelcontract electronisch laat tekenen? Moet je hem dan ook op papier bewaren?

    Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Marlous,

      Ja dat is eigenlijk hetzelfde als het ontvangen van een digitale machtiging/verwijzing. Als de handtekening origineel er maar op staat. Dus als dat digitaal is, dan zou het ook digitaal bewaart kunnen worden. Maar als je het uit kan printen, is dat wel beter.
      Maar hoe dan ook heb je je handtekening en daar gaat het ultiem om.

      Succes met je voornemen!
      Niña

      Beantwoorden
  6. Lian Essers
    Lian Essers zegt:

    Hoi Niña,
    Bedankt weer voor alle tips, zeker het gefaseerd gaan inscannen!
    Dat wordt intramed bellen om te kijken of er een andere manier is om alle externe documenten op te slaan om te kijken of het dan wel meegenomen kan worden bij een eventuele overstap.
    Daarnaast vraag ik mij af hoe AVG proof het gebruik van services als dropbox, googledrive en icloud is als je het hebt over het opslaan van cliënt gegevens in deze services.

    Gr. Lian

    Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Lian,

      Verstandig om inderdaad te bellen en anders op een alternatieve plek opslaan.
      Het opslaan op de door jouw genoemde plaatsen is AVG proof wanneer deze voldoen aan die criteria, denk aan je privacy verklaring, beveiliging en wachtwoorden. En of deze plaatsen binnen de EU worden opgeslagen of anders die speciale toelichtingen hebben die het AVG vraagt.

      Succes met de papierwinkel!
      Niña

      Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Lian,

      Verstandig om inderdaad te bellen en anders op een alternatieve plek opslaan.
      Het opslaan op de door jouw genoemde plaatsen is AVG proof wanneer deze voldoen aan die criteria, denk aan je privacy verklaring, beveiliging en wachtwoorden. En of deze plaatsen binnen de EU worden opgeslagen of anders die speciale toelichtingen hebben die het AVG vraagt.

      Succes met de papierwinkel!
      Niña

      Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Lian,

      Verstandig om inderdaad te bellen en anders op een alternatieve plek opslaan.
      Het opslaan op de door jouw genoemde plaatsen is AVG proof wanneer deze voldoen aan die criteria, denk aan je privacy verklaring, beveiliging en wachtwoorden. En of deze plaatsen binnen de EU worden opgeslagen of anders die speciale toelichtingen hebben die het AVG vraagt.

      Succes met de papierwinkel!
      Niña

      Beantwoorden
  7. Natascha
    Natascha zegt:

    Weer een helder blog. Ik wist wel dat je de papieren verwijzing moest bewaren, maar niet dat je de behandelovereenkomst ook op papier moet bewaren. Ik doe de meeste dingen wel zoals jij bij de tips aangeeft, maar ik bewaar dan ook nog de papieren versie omdat ik anders bang ben dat toch op de een of andere manier niet goed opgeslagen wordt. Ik vind het ook prettiger om bijvoorbeeld testresultaten terug te lezen op papier in plaats van op de ingescande versie. Dat schiet natuurlijk niet op met de papierhandel.

    Beantwoorden
    • Niña van Wermeskerken
      Niña van Wermeskerken zegt:

      Hoi Natascha,

      Dat kan ik me goed voorstellen hoor. Ondanks dat het je veel ruimte bespaard, hou ik ook van papier. Lekker ouderwets. Om daar toch een middenweg in te vinden, hield ik de papieren testresultaten in de lopende cliëntendossiers bij. En zodra de cliënt was uitbehandeld, scande ik alles in en ging het papier alsnog door de versnipperaar.
      Is dat wat?

      Succes ermee , Niña

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *